Política de privacidad

Última actualización: 03/07/2026

1. Responsable del tratamiento

• Denominación social: FEX SOLUTION SL
• NIF: B62886494
• Domicilio social: Sant Quintí 37-45 Entresuelo 3 Esc.A Bis 08041 - Barcelona
• E-mail de contacto: fexsolutions@fexsolutions.com

Esta política de privacidad aplica al uso de HelloCita, una aplicación de reservas online utilizada por negocios locales ("Anfitriones") y por las personas que reservan cita a través de ellos ("clientes finales").

2. Qué datos tratamos y con qué finalidad

2.1 Cuenta de Anfitrión

Cuando un negocio se registra como Anfitrión, tratamos su nombre de negocio, nombre de usuario, email y contraseña (esta última almacenada siempre de forma cifrada, nunca en texto plano), así como los datos de configuración de su calendario (disponibilidad horaria, duración de las citas, ubicación). La finalidad es gestionar la cuenta, permitir el acceso al panel y prestar el servicio de calendario de reservas contratado.

Base legal: ejecución del contrato de prestación del servicio (art. 6.1.b RGPD).

2.2 Reservas de clientes finales

Cuando una persona reserva una cita a través del calendario público de un Anfitrión, se tratan los datos que aporta en el formulario de reserva: nombre, email, teléfono (si el Anfitrión lo solicita) y cualquier comentario u observación añadida a la reserva, junto con la fecha y hora elegidas. La finalidad es gestionar la reserva, enviar la confirmación correspondiente y permitir su cancelación si fuera necesario.

Base legal: ejecución de la solicitud de reserva realizada por el propio cliente final (art. 6.1.b RGPD) y, en lo que corresponde al negocio Anfitrión, ejecución del contrato entre este y su cliente.

2.3 Emails transaccionales

Enviamos emails automáticos necesarios para el funcionamiento del servicio: verificación de la cuenta de Anfitrión, confirmación de citas, avisos de cancelación y recuperación de acceso. Estos envíos no tienen finalidad comercial ni publicitaria.

Base legal: ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones necesarias para prestar el servicio solicitado (art. 6.1.b RGPD).

2.4 Recordatorios por WhatsApp

Si un Anfitrión activa expresamente el envío de recordatorios de cita por WhatsApp, se tratará el número de teléfono del cliente final con la única finalidad de enviarle el recordatorio correspondiente a través de esta vía.

Base legal: ejecución del contrato de reserva cuando el envío del recordatorio forma parte del servicio ofrecido por el Anfitrión, e interés legítimo en reducir ausencias no avisadas a la cita; cuando la normativa aplicable lo exija, se solicitará el consentimiento correspondiente en el propio formulario de reserva.

2.5 Procesamiento de pagos de la suscripción

Cuando un Anfitrión contrata un plan de pago, sus datos de facturación y de pago se tratan para gestionar el cobro recurrente de la suscripción. Los datos de la tarjeta o método de pago son gestionados directamente por nuestro proveedor de pagos (Stripe) y HelloCita no almacena en sus propios sistemas los datos completos de la tarjeta.

Base legal: ejecución del contrato de suscripción (art. 6.1.b RGPD).

2.6 Analítica web (Google Analytics)

Si aceptas la categoría de cookies de analítica en el banner de consentimiento del Sitio, tratamos datos de navegación agregados (páginas visitadas, procedencia del tráfico) a través de Google Analytics 4, con la finalidad de conocer el uso del Sitio y poder mejorarlo. Este tratamiento no es automático: solo se activa si das tu consentimiento explícito en el banner; si lo rechazas, no se realiza ningún tratamiento de este tipo ni se instala ninguna cookie de analítica. Puedes consultar el detalle de estas cookies en nuestra Política de cookies.

Base legal: consentimiento del usuario (art. 6.1.a RGPD).

3. Destinatarios y encargados del tratamiento

Para prestar el servicio, compartimos determinados datos con proveedores que actúan como encargados del tratamiento por cuenta de HelloCita, bajo contrato de encargo conforme al art. 28 RGPD:

• Proveedor de envío de email (SMTP): recibe el email del destinatario y el contenido del mensaje para poder entregar los correos de verificación y de gestión de citas.
• Stripe: proveedor de pagos utilizado para procesar el cobro de las suscripciones de pago. Stripe, Inc. es una empresa con sede en Estados Unidos, por lo que el uso de este proveedor puede implicar una transferencia internacional de datos fuera del Espacio Económico Europeo. Esta transferencia se realiza amparada en las garantías previstas por la normativa de protección de datos aplicable, entre ellas las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.
• Twilio: proveedor utilizado para el envío de los recordatorios de cita por WhatsApp, cuando el Anfitrión activa esta función. Twilio Inc. es una empresa con sede en Estados Unidos, por lo que su uso puede implicar igualmente una transferencia internacional de datos fuera del Espacio Económico Europeo, realizada también bajo las garantías correspondientes, entre ellas las cláusulas contractuales tipo.
• Google Analytics: servicio de analítica web de Google utilizado para conocer el uso agregado del Sitio. A diferencia de los proveedores anteriores, su uso no es automático ni necesario para prestar el servicio: solo se activa si aceptas la categoría de cookies de analítica en el banner de consentimiento del Sitio; si lo rechazas, no se carga ningún script ni cookie de Google Analytics. Google LLC es una empresa con sede en Estados Unidos, por lo que su uso puede implicar una transferencia internacional de datos fuera del Espacio Económico Europeo, realizada bajo las garantías correspondientes, entre ellas las cláusulas contractuales tipo.

No vendemos ni cedemos datos personales a terceros con fines publicitarios. Solo se comunican datos a terceros en los supuestos anteriores, cuando exista obligación legal, o cuando sea necesario para atender una solicitud del propio usuario.

4. Plazo de conservación

Los datos de la cuenta de Anfitrión se conservan mientras la cuenta permanezca activa y durante el plazo posterior necesario para atender posibles responsabilidades legales. Los datos de una reserva se conservan mientras resulten necesarios para su gestión (incluyendo su posible cancelación) y, posteriormente, durante los plazos exigidos por la normativa fiscal o de otro tipo que resulte aplicable. Si un Anfitrión da de baja su cuenta, sus datos y los de las reservas asociadas se eliminan de forma definitiva, salvo aquellos que deban conservarse por obligación legal. Los datos analíticos tratados a través de Google Analytics (cuando aceptas esa categoría de cookies) se conservan según los plazos propios de las cookies utilizadas por ese servicio, detallados en nuestra Política de cookies.

5. Derechos de las personas usuarias

Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si en HelloCita estamos tratando datos personales que le conciernan, y en tal caso, a ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de los datos, en los términos previstos en el RGPD y la LOPDGDD.

Estos derechos pueden ejercerse escribiendo a fexsolutions@fexsolutions.com, indicando el derecho que se desea ejercer y aportando la información necesaria para verificar la identidad de quien lo solicita. Asimismo, se tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si se considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

6. Responsabilidad del Anfitrión sobre los datos de sus clientes finales

Cuando un cliente final reserva una cita a través del calendario público de un Anfitrión, es el propio Anfitrión quien decide qué datos solicitar en el formulario de reserva y para qué los utiliza en el marco de su relación con ese cliente (por ejemplo, para prestarle el servicio contratado o para contactarle en relación con la cita). En esa medida, el Anfitrión actúa como responsable del tratamiento de los datos de sus propios clientes finales, y es responsable de cumplir frente a ellos las obligaciones que le correspondan como tal (incluyendo, en su caso, disponer de su propia información de privacidad si la normativa aplicable a su negocio así lo exige). HelloCita actúa, respecto de esos datos, como encargado del tratamiento por cuenta del Anfitrión, limitándose a tratarlos para prestarle el servicio de calendario de reservas contratado.